home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Grab Bag / Shareware Grab Bag.iso / 090 / dupes.arc / DUPES.DOC next >
Text File  |  1986-12-01  |  7KB  |  162 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                  ************************************************
  7.                  *                                              *
  8.                  *           DUPES! version 1.0                 *
  9.                  *                                              *
  10.                  ************************************************
  11.  
  12.  
  13.      DUPES! locates all duplicate records in databases created by PC-FILE III 
  14. (versions 3 & 4) and PC-FILE/R (version 1.0), and provides the user with 
  15. three options for processing these records once they are found:
  16.  
  17. 1.   Deletion of duplicate records in the dame manner as PC-FILE.
  18.  
  19. 2.   Marking each duplicate record by placing a "@" character in the first 
  20. position of a user specified field.
  21.  
  22. 3.   Listing the duplicate record numbers to either an ASCII text file on disk 
  23. or to the printer.
  24.  
  25.      DUPES! can be used to interactively from the keyboard OR it can be run by 
  26. entering program parameters from DOS command line.  This feature allows DUPES! 
  27. to be incorporated into batch file processing for unattended or automatic 
  28. operation.
  29.  
  30.  
  31. ..............................................................................
  32. .                                                                            .
  33. .                                                                            .
  34. .       DUPES! is being distributed using the SHAREWARE concept. YOU         .
  35. .       are encouraged to copy and share this program with others.           .
  36. .       If you find this software of value, please send $15.00 to the        .
  37. .       address below.  Registered users will receive support and            .
  38. .       information on future updates.                                       .
  39. .                                                                            .
  40. .                                                                            .
  41. .                       Reflections Software                                 .
  42. .                       PO BOX  18276                                        .
  43. .                       Rochester, NY 14618-0276                             .
  44. .                                                                            .
  45. .                                                                            .
  46. ..............................................................................
  47.  
  48.  
  49.         (PC-FILE III and PC-FILE/R are tardemarks of Buttonware Inc,)
  50.  
  51.                       --DUPES! User's Guide--                   page 1
  52.  
  53.                           INTRODUCTION    
  54.  
  55.      DUPES! is easy to operate and requires minimal user input.
  56.  
  57.      The prompts, and the order in which they appear are listed below.  
  58. Typical responses are shown.  For a full explanation of each choice read the 
  59. following sections.
  60.  
  61. 1. Enter letter of drive containing PC-FILE database files:
  62.     -Any letter from a-z in upper or lower case.
  63.  
  64. 2. Enter path names to database (optional if not needed)
  65.  
  66. 3. Enter database name:
  67.     -Name of database you want DUPES! to check.
  68.  
  69. 4. Delete, Mark, List or Quit?
  70.     - D, M, L, or Q.  See next section for explanation.
  71.  
  72. 5. Select field to use for record comparison (enter 99 for whole record):
  73.     -Enter the number corresponding to the field of your choice as listed on 
  74.      the screen.
  75.     -If the compare is to be based on the whole record, enter 99 and press 
  76.      return.
  77.     -For DUPES! to work properly the whole database MUST be already sorted!  
  78.      If you  chose a field for compare then the database must be sorted on 
  79.      that field previously.
  80.  
  81. 6. Select field to mark :
  82.     -This option is presented only if you choose MARK the duplicate records.
  83.     -Enter the number corresponding to the field of choice.
  84.  
  85. 7. DUPES! lists all your choices for a final review before it goes to work.  
  86.    Enter the letter "y" to continue, or the letter "n" to start over.
  87.  
  88. 8. You can stop DUPES! with "Ctrl-Break"
  89.  
  90.                         --DUPES! User,s Guide--                 page 2
  91.  
  92.  
  93.                       COMMAND LINE  OPERATION
  94.  
  95.  
  96. ----------------------------------------------------------------------------
  97.  DUPES  /drive:\path\filename  /DR,MR,LD,LP  /F,R   /Keyfiled  /Markfield
  98. ----------------------------------------------------------------------------
  99.  
  100. Command line format: Parameters must be entered in the same order as
  101.              above and may be separated by any number of spaces.  Each
  102.              parameter must be preceded by the slash "/" character.
  103.  
  104. /DR/MR/LD/LP  -  only one of these parameters is allowed, where:
  105.  
  106.                 DR = Delete duplicate records
  107.                 MR = Mark duplicate records
  108.                 LD = List duplicates to disk file
  109.                 LP = List duplicates to Printer (LPT1:, PRN)
  110.  
  111. /R  or /R     -  only one of the parameters are used, where:
  112.  
  113.                 F  = compare records based on chosen field.
  114.                 R  = compare based on whole record.
  115.  
  116. /Keyfield     - Name of the PC-FILE database filed to use for
  117.                 comparing records if the /F parameter was chosen.
  118.  
  119. /Markfield    - Name of the PC-FILE database field to mark if the /M
  120.                 parameter was chosen.
  121.  
  122.      The rule for the command line is: if a slash parameter calls for a field 
  123.      name be sure to include it, otherwise keep all extra information off the 
  124.      command line.
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.                     ---DUPES! User's Guide---              page 3
  130.  
  131.  
  132.  
  133. Automation Tip:
  134.  
  135.       You can make DUPES! automatic by including it in a batch file.
  136.       Consider the following:
  137.  
  138.       PCFILE /drive,B:/file,MAILIST/keyin,SOR[13]PHONE[13]A[13]B[13]Q[13]
  139.       DUPES /B:MAILIST/LP/F/PHONE
  140.  
  141.       Above file calls PC-FILE,  sorts the database on PHONE field on
  142.       drive B: by number in ascending order.  Then it makes DUPES! check for 
  143.       duplicate records using the same PHONE field for comparison, and lists 
  144.       the duplicate record numbers to the printer.
  145.  
  146.  
  147. Remember:
  148.  
  149.       You must sort the database before using DUPES!!!!  If there have been
  150.       any records modified since last using DUPES! the database must be re-
  151.       sorted before DUPES! use again.  If comparing based on whole record the 
  152.       database must be sorted prior on at least one field.
  153.  
  154.  
  155. Forward ideas and suggestions plus bugs to Reflections Software.  There are 
  156. future developments being planned already.
  157.  
  158.                        Reflections Software
  159.                        PO BOX  18276
  160.                        Rochester, NY  14618-0276
  161.  
  162.